จัดการเอกสารให้อยู่หมัดด้วย WPS Office

Published March 26, 2016 by SoClaimon

ศาสตร์เกษตรดินปุ๋ย : ขอบคุณแหล่งข้อมูล : หนังสือเส้นทางเศรษฐี

http://info.matichon.co.th/rich/rich.php?srctag=07087151058&srcday=2015-10-15&search=no

วันที่ 15 ตุลาคม พ.ศ. 2558 ปีที่ 21 ฉบับที่ 383

เทคโนโลยีสร้างอาชีพ

สุเทพ โลหณุต

จัดการเอกสารให้อยู่หมัดด้วย WPS Office

“ตอบโจทย์ทุกปัญหาของการใช้งานแถมยังเปลี่ยนวันที่วุ่นวายเกี่ยวกับการจัดการเอกสารให้เป็นเรื่องง่ายๆ ด้วย WPS Office แล้วคุณจะรู้ว่าแอพเล็กๆ ตัวนี้สร้างสรรค์งานได้สารพัดประโยชน์มากกว่าที่คิดไว้?

สวัสดีครับคุณผู้อ่านที่เคารพรักทุกท่าน ต่อให้สมาร์ตโฟน แท็บเลตของคุณมีประสิทธิภาพสูงเพียงใดก็ตาม หากไม่รู้จักหาแอพดีๆ มาติดตั้งไว้ที่เครื่องบ้างก็เท่ากับว่าคุณกำลังพลาดโอกาสดีๆ บางสิ่งบางอย่างที่จะช่วยจัดการปัญหาจุกจิกกวนใจให้กับคุณได้ อย่างเช่น มีผู้ช่วยจัดการบันทึกการเงินส่วนบุคคล, มีผู้ช่วยคอยรายงานข้อมูลข่าวสารการลงทุน หรือจะเป็นมีผู้ช่วยคอยช่วยฝึกสอนภาษาผ่านแอพ เป็นต้น

ใช่แล้วครับ เรื่องที่ผมจะหยิบยกนำมาเล่าในฉบับนี้เป็นสิ่งที่อยู่ใกล้ตัวมาก โดยเฉพาะใครก็ตามที่ต้องทำงานคลุกคลีกับเอกสารงานสำนักงานจะรู้ดีว่าเป็นภาระงานที่ไม่จบสิ้น ทั้งพิมพ์งาน สร้างตารางคำนวณ นำเสนองาน จัดการไฟล์งานอิเล็กทรอนิกส์อย่าง PDF แม้แต่ต้องจดบันทึกย่อการประชุม นี่ยังรวมถึงการบันทึกไฟล์งานสำคัญไม่ให้ตกหล่น และเมื่อใดก็ตามที่ต้องเรียกใช้ต้องเข้าถึงข้อมูลเหล่านั้นได้ทันที ภาระงานที่เอ่ยถึงเหล่านี้เป็นเพียงแค่บางส่วนเท่านั้น ยังไม่นับรวมถึงเรื่องราวอื่นๆ อีกมากมายหลายร้อยพันที่ประเดประดังเข้ามาในชีวิตพร้อมๆ กัน

แล้วจะดีแค่ไหนถ้าชีวิตการทำงานในสิ่งต่างๆ เหล่านี้ไม่ต้องมานั่งซังกะตายอยู่ที่โต๊ะทำงาน แต่สามารถหยิบจับงานเอกสารเหล่านั้นไปทำข้างนอกโดยใช้งานผ่านแอพที่มีชื่อว่า “WPS Office” ตัวช่วยจัดการงานออฟฟิศให้เป็นเรื่องง่าย ลืมแนะนำไปว่าผลงานชิ้นนี้เป็นของ “KINGSOFT Office”

หนึ่งในทางเลือกใหม่สำหรับชาวออฟฟิศ เพราะไม่ว่าจะอยู่แห่งหนตำบลใดก็ตาม ชีวิตของคุณก็สามารถทำงานได้ เพิ่มผลผลิต แถมยังสะดวกและคล่องตัวทุกช่วงจังหวะเวลา ไม่พลาดงานสำคัญในช่วงเวลาที่เร่งรีบ

ค้นหาทางออกด้วย WPS Office

ทำไมผมถึงแนะนำแอพตัวนี้ทั้งที่หากค้นหาใน Play Store มีอีกมากมายหลายแอพ เช่น Polaris Office, OfficeSuite 8, Doc To Go หรือแม้แต่ Google เอกสาร แต่จุดเด่นของแอพตัวนี้นอกจากจะฟรีแล้วยังสามารถจัดการกับเอกสารได้ทั้ง Word, Excel, PowerPoint รวมถึง PDF ด้วย แบบนี้ต้องบอกว่า “เล็กพริกขี้หนู” จริงๆ

ใครใช้ iOS ก็ไม่ต้องเสียใจนะครับเพราะใช้ได้ทั้ง Android และ iOS ผมเองคงไม่ได้ลงรายละเอียดถึงการใช้งานทุกฟีเจอร์หรือฟังก์ชั่นของแอพตัวนี้ทั้งหมดหรอกนะครับ แต่จะขอแนะนำเท่าที่สรุปและใช้งานมาได้สักระยะหนึ่งแล้วพบว่า

– สามารถรองรับไฟล์งานประเภทนามสกุล DOC, XLS, PPT, TXT, PDF รวมถึงไฟล์เอกสารอื่นๆ ได้เป็นอย่างดี

– สามารถรองรับการจัดการข้อมูลได้ทั้งรูปแบบ Paragraph รวมถึงการแก้ไข รูปภาพ สัญลักษณ์ ตารางและแผนภูมิก็สามารถทำได้ดีไม่แพ้กับการใช้งานบน PC

– สามารถแชร์ข้อมูลโดยส่งผ่านอีเมลได้ รวมถึงมีระบบรองรับการจัดไฟล์งานผ่าน Cloud Storage ได้ และฟีเจอร์ที่น่าสนใจอีกตัวเป็นการบันทึกงานอัตโนมัติ (Automatically Save) เพื่อช่วยป้องกันข้อมูลสูญหายระหว่างการใช้งาน

– สามารถรองรับการใช้ภาษาได้ถึง 47 ภาษาที่แตกต่างกัน

แอพการนำเสนองาน (Presentation)

ขีดความสามารถไม่แพ้รุ่นใหญ่อย่าง MS-PowerPoint เพียงแต่เป็นฉบับย่อ แต่ขีดความสามารถที่จำเป็นในการนำเสนองานยังคงมีอยู่อย่างครบถ้วน ดังนี้

– รองรับการแทรกรูป, สัญลักษณ์, กล่องข้อความ, ไฟล์เสียง, บันทึกข้อความ, ตาราง และแผนภูมิได้แล้ว

– รองรับการดูบันทึกย่อ (Note) ได้ด้วย หรือแม้แต่การใช้ Laser Pointer รวมถึงปากกาและตัวทำไฮไลต์

แอพงานเอกสาร (Writer)

ครบเครื่องเรื่องเอกสาร ไม่ว่าจะเป็นการพิมพ์ หรือแก้ไข รวมถึงยังมีความสามารถอื่นๆ ที่น่าสนใจเพิ่มเติม ดังนี้

– รองรับการติดตามและเปลี่ยนแปลงข้อมูล, ดูความคิดเห็น, การสะกดคำ, จัดการย่อหน้า

– รองรับฟังก์ชั่นสำหรับการค้นหาคำ, ข้อความได้

– รองรับการบันทึกไฟล์ PDF ผ่านแอพตัวนี้ได้เลย

แอพตารางคำนวณ (Spreadsheets)

ความสามารถเรียกว่าถอดแบบมาจากรุ่นพี่อย่าง Excel ถึงแม้อาจจะมีฟังก์ชั่นหรือสูตรคำนวณไม่เยอะเท่ารุ่นใหญ่ แต่ก็มีฟังก์ชั่นที่จำเป็นให้ได้ใช้อย่างครบถ้วน ส่วนความสามารถและลูกเล่นใดน่าสนใจบ้างผมได้แยกเป็นหัวข้อ ดังนี้

– รองรับฟังก์ชั่นพื้นฐานที่จำเป็น PivotTables, Freeze Frames รวมถึงฟังก์ชั่นอื่นๆ ที่น่าสนใจเพิ่มเติมไม่ว่าจะเป็นการจัดเรียงข้อมูล, การจัดการรูปแบบตาราง

– รองรับการสร้าง แก้ไข และปรับปรุงข้อมูลผ่านแผนภูมิและกราฟประเภทต่างๆ

– รองรับการแก้ไขประเภทข้อมูลในรูปแบบเซลล์ได้

บทสรุป “จัดการเอกสารให้อยู่หมัดด้วย WPS Office”

ภายใต้แอพ WPS Office จะเห็นว่ายังมีแอพย่อยๆ ที่ช่วยจัดการเอกสารได้หลากหลาย ทั้งงานพิมพ์เอกสาร ตารางการคำนวณ การนำเสนองาน หรือแม้แต่การจัดทำบันทึกย่อ นี่ยังไม่รวมถึงการเชื่อมต่อกับระบบ Cloud Storage เพื่อใช้สำหรับจัดเก็บไฟล์ข้อมูลผ่านระบบออนไลน์ได้อีก ทั้งยังรองรับไฟล์ประเภท PDF สามารถบันทึกและสร้างผ่านเครื่องมือต่างๆ ที่ได้จัดเตรียมไว้ในแอพชุดนี้

เห็นไหมครับว่า งานเอกสารไม่จำเป็นเลยที่จะต้องทำงานอยู่กับโต๊ะถึงจะได้เนื้องาน ขอเพียงหาแอพดีๆ สักตัวแล้วเชื่อมต่อกับระบบออนไลน์ที่มีความเร็วสูง ต่อให้คุณไปนั่งทำงานบนหาดทรายทะเลสวยแสนงาม ก็ไม่ทำให้งานเสีย จริงไหม ขึ้นอยู่กับว่าเจ้านายคุณจะให้ไปทำงานนอกสถานที่ได้หรือเปล่าอันนี้ไม่รู้นะ!! แต่ถ้าเป็นที่ต่างประเทศมีนะ ถือว่าเป็นการสร้างสีสันให้กับชีวิตและสร้างแรงบันดาลใจพร้อมกับเติมพลังไอเดียที่สุดบรรเจิดให้กับงานและพนักงานในองค์กร ผลลัพธ์ที่ได้ถือว่า Win-Win ทั้งคู่ จริงไหมครับ พนักงานมีความสุขกับงาน องค์กรได้ผลงานที่เยี่ยมยอด แล้วพบกันใหม่ฉบับหน้า สวัสดีครับ

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: